Недостача при инвентаризации: пошаговая инструкция, списание

Недостача при инвентаризации – случай довольно частый, особенно в торговой сфере. Явление возникает по причине невнимательности как работников компании, так и руководства фирмы.

Следует подробнее изучить этот вопрос и разобраться в ключевых моментах.

Основания для инвентаризации

Инвентаризация – это выявление путем осмотра и подсчета имеющегося товара или денег, а также сопоставление их с данными, полученными от бухгалтерского учета. Бывает плановой и внеплановой.Проведение инвентаризации – процедура обязательная. С ней сталкивается каждое юридическое лицо. Многие считают, что она нужна только в организациях, занимающихся торговлей, но это не так.

ВНИМАНИЕ! Проведение процедуры требуется и в бюджетном учреждении, и в государственных организациях. Все, что находится в собственности компании – товар, приборы, стулья или столы, — относится к ТМЦ, поэтому должно иметь оценку и быть пересчитано.

Вне зависимости от того, плановая или внеплановая инвентаризация, нужно в любом случае проводить процедуру, соблюдая указания и правила. Любые изменения с первоначальными данными должны фиксироваться в специальном документе. Причины проведения инвентаризации:

  • чрезвычайная ситуация, связанная с природными катаклизмами;
  • смена лиц, на которых лежит материальная ответственность за товар;
  • смена собственника фирмы;
  • наличие преступления или подозрение сотрудника в его совершении.

Недостача материальных ценностей или их излишки становятся в результате общей проблемой компании, затрагивающей как сотрудников, так и работодателей.

Что представляет собой недостача

Большинство бухгалтеров считают недостачу страшным событием в жизни компании. Это объясняется наличием негативных последствий, вытекающих при обнаружении несоответствующих требованиям и ранее посчитанным материальным или денежным ценностям.

Негативные последствия отражаются в виде:

  1. взысканий;
  2. наказаний.

Если говорить юридически языком, то недостача – это отсутствие товаров, представляющих определенную ценность, денег. Важно, чтобы вся продукция была заранее поставлена на учет и баланс компании для строгого учета ее количества в дальнейшем.

ВНИМАНИЕ! Ключевым моментом для выявления недостачи является определение материальной ценности имущества компании в самом начале учета.

Это также важно для того, чтобы человек, с которого будут взысканы денежные средства за проступок, получил основания для вынесения подобного решения.

Причины недосчета

Недостача – это не только кража сотрудником имущества компании или пренебрежение им своих должностных полномочий. Причинами недостачи также могут быть следующие факторы:

  • Воздействие на ТМЦ чрезвычайных ситуаций в виде пожара, наводнения.
  • Возникновение непредвиденных ситуаций на предприятии, в результате которых материальные средства или деньги могут быть испорчены или вовсе потеряны на складе.
  • Некачественная сортировка товара. Например, в магазине могут перепутать два похожих на вид сорта картофеля.

Каждый из перечисленных факторов требует своей процедуры оформления документа об обнаруженной недостаче. Поэтому очень важно в случае обнаружения нехватки товара выяснить причину возникшего явления.

Порядок оформления

Перед оформлением необходимого ТМЦ требуется провести ряд действий. Первое подразумевает инвентаризацию. После получения результатов инвентаризации владельцу компании (или главному бухгалтеру) далее потребуется приложить все бумаги, с помощью которых можно будет подтвердить затраты. К таким бумагам следует отнести:

  1. чеки;
  2. подписанные договоры;
  3. акты.

Иногда размер недостачи выше установленных норм. В этом случае работодатель должен начать служебное расследование для выявления виновного лица. Нужный документ называется ведомостью. Она составляется на основе полученных данных и содержит:

  • объем недостачи;
  • сведения о ранее отмеченных потерях товара или о его порче;
  • разница рыночной стоимости продукта с его балансовой ценой.

Оформленный документ нужно передать на подписание комиссии, собранной для ревизии. Далее ведомость направляется в бухгалтерию, где работники отдела сверяют указанные сведения с состоянием имущества на предприятии в момент первоначальной инвентаризации.

Списание

 Недостача при инвентаризации что делать работодателю Не всегда инвентаризация негативное явление и не всегда она требует поиска виновного лица. Иногда подобное явление считается частью рабочего процесса. В этом случае большинство владельцев предприятий списывают недостачу как расход на развитие компании.

Однако даже эта процедура требует соблюдения установленного законом порядка, иначе придется нести ответственность за неуместную растрату денег или продукции. К таким случаям стоит отнести:

  1. Деформацию или поломку товара в процессе транспортировки или передвижения.
  2. Порчу товара покупателем на территории магазина.
  3. Утрату изделием товарного вида вследствие частых примерок или использований.

Нередки случаи, когда известные бренды отказывались от продажи потертой или порванной вещи, списывая ее или значительно снижая цену на товар.

ВАЖНО! Законодательством предусмотрено, какое количество продукции может быть списано предприятием в зависимости от сферы деятельности компании.

Если суммы или объемы ценностей превысили норму, то руководство может отыскать виновного и взыскать с него компенсацию за нанесенный ущерб.

Проведение процедуры

Вне зависимости от сферы деятельности предприятия, списание должно проводиться по установленному законом порядку. Так, списание может быть проведено:

  • в том календарном году, когда проходила проверка;
  • ответственным за проведение ревизии гражданином;
  • с вещей или других ценностей в одном наименовании или в одном количестве;

Порядок представляет собой выполнение следующих действий:

  1. Оформление локального акта предприятия от лица руководителя или продавца, если речь идет о торговой компании.
  2. Списание остатка средств производства, полученного после ревизии.
  3. Проверку соответствия расходов с соответствием пределов, которые были установлены нормами предприятия после проведения окончательного бухгалтерского расчета.

Если по результатам окажется, что итоговая сумма меньше суммы стандартной убыли, то расходы причислят к расходам юридического лица.

Удержание с виновных лиц

Порядок взыскания компенсации при недостаче большинство предприятий прописывают в договоре, заключаемом во время трудоустройства потенциального работника. Таким образом, гражданин предупрежден, что в случае обнаружения нехватки товаров или денег по его вине, он будет наказан. При этом тяжелые ситуации найдут отражения в законе.

ВНИМАНИЕ! В договоре также указывается степень материальной ответственности сотрудника. Например, полная материальная ответственность имеет у завхоза и главного бухгалтера.

При недостаче, полученной на основе результатов проведенной инвентаризации, оба сотрудника будут выплачивать компенсацию в полном размере. Выделяют также ответственность:

  • Коллективную.
  • Частичную.

Коллективная часто встречается в супермаркетах, и выражается в виде деления недостачи при инвентаризации поровну между всеми сотрудниками. При этом ответственность за вверенный продукт лежит на каждом работнике.

Пример: Сотрудник Н трудится в банке под должностью оператора. По результатам инвентаризации была обнаружена недостача компьютерных принадлежностей, закрепленных за его должностью. В итоге с мужчины была удержана сумма, равная стоимости потерянного оборудования, материалов.

Существует два возможных варианта удержания недостачи:

  1. В случае увольнения удерживается сумма из расчета, полученного работником в последний день. Если его заработной платы оказывается недостаточно, тогда компания вправе потребовать возмещения убытков.
  2. В случае продолжения работы сотрудником недостача удерживается из ежемесячной заработной платы в виде определенного процента. При желании рабочий может погасить сумму долга сразу.

Законодательством предусмотрен порядок удержания недостачи.

Пошаговая инструкция

Не всегда удается списать недостачу, которую обнаружили после проведения пересчета продукции.Тогда порядок взыскания требуется провести по следующему алгоритму:

  • Сначала потребуется оформить и подписать официальный акт, в котором необходимо уточнить результаты проведенного повторного учета товаров или денег.
  • Далее следует выдать официальное уведомление работнику об удержании определенной суммы.
  • Наконец, нужно выполнить вычет из его заработной платы. Работодателю необходимо принять во внимание, что с денежных средств работника нельзя снимать более 20% средств.

Недостачу можно взыскать с виновного лица и в том случае, если с ним по каким-либо причинам были прекращены трудовые отношения. Если же по итогам повторного учета ценностей были обнаружены нарушения, то следует как можно быстрее составить акт о хищении продукции и уволить сотрудника.

Лицо с материальной ответственностью

Нередкий случай в опыте многих компаний. Здесь сотруднику тоже грозит увольнение и требование выплаты компенсации, но он также должен будет подписать акт приема-передачи дел. Без такого документа выдать расчетные рабочему компания не имеет права.

ВНИМАНИЕ! Задерживать увольнение тоже нельзя: запрещает закон. Здесь и возникает противоречие: подписание акта означает, что материально ответственное лицо не имеет претензий к сотруднику.

Поэтому очень важно при обращении в суд подготовить обоснование возникшей задержки.

 Недостача при инвентаризации что делать работодателю Другими словами, предприятие должно аргументировать и подтвердить аргументы документами, способными доказать, что ранее выявить факт нарушения не было возможности.

Если этого не сделать, иск не будет удовлетворен судом, и удержать с материально ответственного лица ничего не получится.

При обнаружении недостачи работодателю, в первую очередь, необходимо зафиксировать наличие подобного явления в ведомости и других документах. Если сумма расходуемых средств не превышает пределов нормы, то юридическое лицо может узнать, как списать нехватку продукта. Если же она больше, то потребуется искать виноватых и требовать с них возмещения убытков.

" "
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: